就活や企業間やり取りなどで、必ず使用するアイテムが「返信用封筒」です。最近は、メールでPDFを送るなどの方法が流行していますが、きちんとした書類のやり取りでは、返信用封筒が使用されることが多いです。

 

特に、ミスをしたくない場面は「就活」での返信用封筒でしょう。書き方を間違ってしまうと、評価がガタ落ちしてしまいます。返信用封筒の書き方は一般的な知識であるため、企業側は「普通のことができるのか?」という判断基準にも使っているもの。

 

今回は、ビジネスシーンでは必須の知識である「返信用封筒」に関して、返信用封筒を同封する場合の宛名の書き方を解説していきます。

 

宛名は「宛」と「行」どちらを使えばよいのか?宛名の正しい書き方や返信用封筒の正しい折り方を紹介していきます。では、はじめていきましょう。

 

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返信用封筒の宛名は「宛」と「行」でどちらを選ぶべき?

返信用封筒の宛名の書き方について、最初のテーマは「宛」と「行」のどちらを選ぶべきなのか?をお話します。

 

基本的に、返信用封筒の宛名は「宛」と「行」のどちらを使用しても良いものとなっています。しかし、ビジネスの現場では「行」を使うことが一般的なマナーです。

「行」と「宛」の特性
「行」:ビジネスシーンに用いる。
「宛」:日常生活に用いる。

「行」は企業間のやり取りなど「企業」に送る場合に使うものです。反対に、「宛」は個人間のやり取りや日常生活の中で使うことが多い傾向にあります。

 

宛名に「宛」や「行」を使用するのは、相手を目上だと感じさせるための「へりくだった表現」なのです。敬語に似た特徴を持つ表現方法ですね。ビジネスシーンでは、積極的に「行」を宛名に使っていくようにしましょう。

 

 

返信用封筒の宛名の作り方を流れで解説

ここからは、返信用封筒の作り方として「宛名の書き方」から「折り方」まで流れで解説していきます。返信用封筒の作り方として以下のような流れでお話をしていきます。

 

返信用封筒の作り方解説
①封筒の選び方
②宛名の書き方
③封筒の折り方

まずは、封筒の選び方から知っていきましょう。

 

①返信用封筒はどんな封筒を使用するの?

 

返信用封筒は、画像のような「白色」の封筒を選びます。「茶色」の封筒は事務的な内容のものになります。履歴書や重要書類などは、「白」の封筒を選んでください。

 

返信用封筒の大きさとしては、中に入れる書類の大きさによって変わります。ビジネスシーンでは、書類はA4サイズorB5サイズを用いていきますので、状況に合わせて大きさを変えてみましょう。

 

封筒の大きさ
【書類がA4サイズの場合】
・角2封筒:そのまま入れる
・長3封筒:折って入れる
【書類がA5サイズの場合】
・角3封筒:そのまま入れる
・長4封筒:折って入れる

あくまでも一例ではありますが、それぞれのおすすめは以上のとおりです。書類の大きさはどうなのか?書類は折り曲げても良いのか?を考えて、適切な返信用封筒を選んでいきましょう。

 

②返信用封筒の宛名の書き方

返信用封筒の宛名の書き方として、縦書きと横書きの場合に分けて解説していきます。返信用封筒の宛名の書き方として、考えておくべきポイントは「行を書く位置」になります。では、縦書きから見ていきましょう。

 

<縦書きの宛名の書き方>

上の画像を見てみると、「行」を少し小さめに書き、左側にずらして書いていることがわかります。このように、返信用封筒の「行」の書く位置と大きさを重視しましょう。

 

横書きの場合は、以下の画像のように書いていきます。

 

<横書きの宛名の書き方>

縦書きと同じ部分としては、「行」を小さめに書くことでしょう。ただ、横書きの場合は、書く位置をずらさず、名前と少し離して「行」を書くイメージを持ってください。

 

反対に、返信用封筒を返信する時、「行」を消して、敬称に書き直すというルールがあります。返信用封筒の「宛」や「行」の消し方は、以下の記事にまとめてありますので、予備知識として読んでみてください。

 

 返信用封筒の裏書きはどうする?

返信用封筒の裏側には何も書かずに同封します。こちらも、ビジネスマナーの一つで、返信用封筒の裏側には、送り返す側が封筒に記入をするというルールがあるのです。

 

③返信用封筒の折り方

返信用封筒は、入れる封筒の中に折って入れる場合が多いです。返信用封筒の折形としては、「二つ折り」or「三つ折り」のどちらかを使っていきます。どちらの折り方を選ぶか?は、外側の封筒の大きさと比べて、決めていきましょう。

 

では、それぞれの折り方のポイントを紹介していきます。

 

<二つ折りの場合>

二つ折りの場合は口を折らずに、綺麗に半分に折っていきます。この時、切手が貼ってある面が表に来るように意識しましょう。

 

<三つ折りの場合>

三つ折りの場合も、縦に3つに折っていきます。こちらも、切手が貼ってある面が一番上に来るように調節して折っていきましょう。

 

【補足】返信用封筒を速達にしたい場合

補足として、返信用封筒を速達にしたい場合の対処法についてお話しておきます。速達にしたい場合は、郵便番号の上に「==速達==」と書くか、赤いラインを入れておきましょう。

 

そして、通常の切手の金額に、速達の切手の代金分となる「280円」を上乗せした切手を購入し、貼っておくようにします。

 

速達の金額は、重さによって変わってきます。

重さ 料金
250gまで +280円(基本料金に加算)
1kgまで +380円(基本料金に加算)

 

返信用封筒の性質上、ほとんどのものが「250g以下」となるでしょう。そのため、通常の切手代金+280円分の切手を購入しておきます。心配な場合は、返信用封筒を郵便局に持っていき、重さを量ってもらうと確実です。

 

【補足】簡易書留にする場合

簡易書留は、郵便物の紛失保証や郵便物の追跡をサービスとして付け加えられるものです。就活で企業側から「簡易書留にしてください」と言われる場合があります。

 

簡易書留にする場合、郵送料金+310円の切手を購入します。その後、郵便局で簡易書留の判子を押して貰う方法が、最も確実なものとなっています。

 

簡易書留の判子をもらわない場合、封筒右下に「簡易書留」と書いておきます。企業側は簡易書留で送ることはわかっているのですが、相手に負担を与えないために、こちらで手配をしておくと良いでしょう

 

まとめ

今回は、返信用封筒の宛名の書き方を解説していきました。ビジネスシーンでよく使用する「返信用封筒」ですが、きちんとマナーを守っていないと、相手からの印象も悪くなってしまいます。

 

また、就活でも度々使用するものなので、ルールをきちんと守っていく意識を持ちましょう。では、今回のまとめです!

 

今回のまとめ!
【宛名は宛か?行か?】
・ビジネスシーン→「行」
・日常生活・個人へ→「宛」
・「様」や「御中」は使わないこと
【返信用封筒の作り方】
・白色の封筒を選ぶ
・折らずに入れるなら角2(A4)、角3(B5)
【返信用封筒の書き方】
・行は少し小さめに、ずらして書くこと
【返信用封筒の折り方】
・二つ折りか三つ折りで折る
・切手がある部分を正面に
【速達にする場合】
・「赤ライン」or「===速達===」
・通常料金+速達料金(多くの場合280円)
【簡易書留にする場合】
・簡易書留の判子を押して貰うのが確実
・通常料金+簡易書留料金(310円)
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