就活や企業間でのやり取りで利用される「返信用封筒」。特に、エントリーシート関係で、初めて返信用封筒を見た!という方も多いでしょう。メールが一般的となった現在でも、こういった書類のやり取りには、封筒が使用されます。

 

しかし、普段は、返信用封筒等接する機会がため、「この送り方で合っているの?」という疑問も生まれてくるでしょう。今回は、「長3サイズ」の返信用封筒に関して、同封する場合の切手の金額と封筒の折り方をお話していきます。

 

就活での使用例を元に考えていきますので、状況に合わせて使い方を変えてみてください。

 

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返信用封筒はどのような意図で使うの?

返信用封筒はなぜ必要なの?
①書類のやり取りをスムーズにするため
②相手への配慮

まずは、前提知識の確認をしておきましょう。返信用封筒を使う意図について、きちんと理解をしておきます。返信用封筒は「書類を受け取り、書類を送り返す」という行動を円滑に進めるためのアイテムです。例えば、企業AがBさんに資料を送付したとします。

 

Bさんは、企業Aのサービスを受けるために入会の書類を送りますが、返信用封筒が無い場合、封筒と切手を購入し、宛先などを書く必要がありますよね。

 

返信用封筒はBさんの手間を省くために、企業A側が事前に封筒を用意しておくという意味合いで使用するのです。

返信用封筒があれば、Bさんは入会の書類を書き、返信用封筒に入れてポストに送るだけで済ませることができます。

 

Bさんの手間を省き、書類のやり取りをスムーズに済ませるために、返信用封筒は存在しているわけですね。

 

 

【長3サイズ】返信用封筒を同封する場合のシチュエーション

ここからは、長3サイズの返信用封筒の利用法について、細かく解説を進めていきましょう。長3サイズの返信用封筒を入れる場合、どのような準備をする必要があるのでしょうか?

 

今回は、以下のシチュエーションを想定して、長3サイズの返信用封筒の作り方を解説していきます。

 

企業担当者
元本を折り曲げないよう、エントリーシートとそのコピーを送付してください。結果を返送しますので、長3サイズの返信用封筒も同封してください。

 

就活で返信用封筒を使用する際、このようなシチュエーションが多いと思います。まずは、何を用意すればよいのか?を確認していきましょう。


今回の例で用意するもの

①エントリーシート(元本とコピー)

②エントリーシートの大きさに合わせた封筒

③返信用封筒(長3サイズ)

④切手


 

このシチュエーションでは、以上の4つを準備することになります。今回は、返信用封筒に焦点を当てて解説をしていきましょう。

 

返信用封筒はどのように作っていくのか?手順を解説していきます。

 

長3サイズの返信用封筒に切手を貼ろう

まずは、長3サイズの封筒に切手を貼っていきます。長3サイズの封筒は235mm×120mmの封筒になります。

今回は、返信用封筒に、この封筒を使用していきましょう。

 

長3サイズの封筒に貼る切手の関しては、82円or92円の料金のものを貼っていきます。日本郵政グループでは、封筒の大きさによって切手の料金を変えています。

 

長3サイズは「定形郵便」に当たる大きさなので、82円か92円の切手を購入するわけですね。

 

では、82円or92円のどちらの切手を購入するべきなのか?についてですが、こちらは重さによって料金が変わってきます。

 

<長3サイズの切手の金額>

重さ 切手の金額
25g以内 82円

 

返信用封筒に、送り返してほしい書類を入れて、重さを量りましょう。そして、その重さが25g以内であれば82円。そして、26g〜50gの場合は、92円の切手を貼っていきます。

 

エントリーシートなどに関しては、企業側が切手の金額をあらかじめ指定してくれると思いますので、その切手の金額に従っていきましょう。

 

基本的に、82円切手になると思いますが、こちらは要項をきちんと確認してください。

 

返信用封筒に宛名を書こう

続いて、返信用封筒に宛名を書いていきます。宛名に関しては、長3サイズに限らず、どの大きさでも書き方は変わりません

 

ただ、いくつか注意するべきポイントがありますので、確認しておきましょう。返信用封筒は画像のように書いていきます。ポイントとなるのは、「行」の部分です。

 

普通の宛先であれば、名前に「様」を使用しますが、返信用封筒の場合は「様」ではなく、「行」を使っていきます。

 

また、返信用封筒の裏側には何も書かないようにしましょう。裏に相手の住所などを書くことは、情報漏えいにつながるため、ビジネスマナーに違反しています。

 

長3サイズの返信用封筒の折り方

もし、長3サイズの返信用封筒を折って入れる場合、どのような折り方が適切でしょうか?長3サイズの返信用封筒の折形としては、2つ折or3つ折をしていきます。

 

 

【2つ折の場合】

糊付け部分を折らず、切手を貼る側を表にして綺麗に折る

 

【3つ折の場合】

糊付け部分を折らず、切手を貼る部分を表にして、三つ折りにしていく。

 

できるだけ折らずに入れる方が良いため、三つ折り以上には折らないようにしましょう。外側の封筒の大きさを調節すれば、長3サイズの封筒を折らずに入れることも可能です。

 

【Q&A】長3サイズの返信用封筒の送り方

最後に、長3サイズの返信用封筒に関して、いくつかの疑問をQ&A形式でまとめていきます。

 

速達で送りたい場合
郵便料金+280円の切手を購入し、郵便番号の上に赤いラインを入れておく

 

企業間のやり取りでは、速達の返信用封筒を作る場合もあるでしょう。

 

速達はオプション料金として、通常料金+280円の切手を購入し、画像のように赤いラインを入れると、自動的に速達になってくれますよ。

 

 

 

簡易書留で送る場合はどうする?
郵送料金+310円の切手を購入し、簡易書留の判子を押してもらう。

 

簡易書留で送る場合、通常料金+310円の切手を購入します。

その後、郵便局で返信用封筒に簡易書留の判子を押してもらうと完璧です。

 

就活の場合、要項に簡易書留扱いにしてほしいと書いてあることがあります。この場合、郵送料金+310円の切手を貼るだけでもOKでしょう。心配な場合は郵便局に持っていけば、簡易書留扱いにしてくれますよ。

 

まとめ

今回は、返信用封筒に「長3サイズ」の封筒を用いる際の、切手の金額や速達にする場合の対処法について紹介していきました。

長3サイズは、返信用封筒では一番使うものなので、細かいマナーまで知っておけると良いですね。

 

ビジネスでは、細かいマナーによって、その後の印象が左右される局面がありますので、注意して送るようにしましょう!

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